Wij willen dat onze digitale archieven en collecties door een breed publiek zo veel mogelijk gebruikt worden. Het is daarom belangrijk dat digitale informatie duurzaam toegankelijk is, zodat deze informatie niet alleen op dit moment beschikbaar is voor de gebruikers maar ook in de (verre) toekomst. Om dit te realiseren hebben wij naast een fysiek depot ook een digitaal depot, het e-depot.
Duurzame toegankelijkheid
Met het e-depot heeft het RAN een voorziening waarmee digitale informatie op een duurzame manier opgenomen, bewaard, beheerd en beschikbaar gesteld kan worden. In het e-depot worden de digitale overheidsarchieven van de gemeente Nijmegen duurzaam toegankelijk gemaakt. Daarnaast nemen wij in het e-depot ook de digitale archieven van onze regiogemeenten op. Dat zijn de volgende gemeenten: Berg en Dal, Beuningen, Druten, Heumen, Lingewaard, Mook en Middelaar, Wijchen, West Maas en Waal.
Gebruikers e-depot
De informatie in het e–depot is voor iedereen toegankelijk. Via onze website is het mogelijk voor belangstellenden om te zoeken en te navigeren binnen de digitale archieven in het e-depot. Wij streven ernaar om zoveel mogelijk informatie onmiddellijk beschikbaar te stellen. Een klein deel van onze archieven is niet of beperkt openbaar. Op de pagina Openbaarheid vindt u informatie over de voorwaarden waaronder niet-openbare archieven ingezien kunnen worden.
Partners
Het digitale preserveringsysteem dat gebruikt wordt binnen ons e-depot is Archivematica. Dit is een open-source systeem dat gebaseerd is op de uitgangspunten van het ‘Open Archival Information System (OAIS)’, een breed gedragen leidraad voor duurzame toegankelijkheid. Archivematica is ontworpen om op geautomatiseerde en gecontroleerde wijze digitaal archief op te nemen, te preserveren, te bewaren, te beheren en aan andere gekoppelde systemen beschikbaar te stellen. Bij het RAN worden digitale archieven beschikbaar gesteld via het gekoppelde collectiebeheersysteem Atlantis van DEVENTit. Archivematica wordt gehost op de servers van Picturae BV.
CoreTrustSeal
In oktober 2022 hebben wij het CoreTrustSeal certificaat behaald. Een hoog aangeschreven internationaal erkend certificaat voor betrouwbare digitale bewaarplaatsen. Het CoreTrustSeal (afgekort CTS) is momenteel wereldwijd het meest gebruikte keurmerk voor de certificering van e-depots. Dit certificaat wordt afgegeven aan e-depots die voldoen aan zestien verschillende eisen op het gebied van authenticiteit, continuïteit, informatieveiligheid, kennis, processen en procedures rondom preservering, technische infrastructuur en toegankelijkheid.
Voor het RAN is het CTS-certificaat een belangrijke erkenning van alle inspanningen die de afgelopen jaren geleverd zijn om digitale archieven duurzaam toegankelijk te maken. Met het behalen van dit keurmerk voldoet het e-depot van het RAN aantoonbaar aan de eisen voor een betrouwbare digitale bewaarplaats.
Het volledige (Engelstalige) rapport van onze certificeringsaanvraag is gepubliceerd op de website van CoreTrustSeal (pdf).
Documenten
Meer informatie rondom ons e-depot is terug te vinden in de onderstaande documentatie. Deze documenten zijn gebruikt voor de certificeringsaanvraag.
- Overdrachtseisen digitaal archief (pdf, 782 kB)
- Intakedocument voor opnemen van digitaal archief in het e-depot (pdf, 299 kB)
- Preserveringsbeleid (pdf, 1.781 kB)
- Procedures voor opname e-depot (pdf, 1.211 kB)
- Beleidsplan acquisitie particuliere archieven en collecties Regionaal Archief Nijmegen (pdf, 98 kB)
Enkele documenten zijn volledig in het Engels vertaald ten behoeve van het certificeringstraject.